Archivos subidos, Google Drive y conectores

Una líder de operaciones de RRHH exportó en enero el manual del empleado como PDF y lo subió al conocimiento de su proyecto. El equipo de políticas edita ese manual casi todas las semanas. En marzo cambiaron la licencia por paternidad y el monto para trabajo remoto. Dos empleados le devolvieron respuestas con el monto viejo: Claude citaba el PDF de enero palabra por palabra.

Claude no se equivocó. Leyó exactamente lo que tenía.

Una foto o un documento vivo

Hay dos formas de darle un documento a Claude, y se comportan distinto:

	Qué es	Cuándo cambia
Archivo subido (uploaded file)	Una copia del documento en el momento en que lo subiste	Nunca, hasta que alguien lo reemplace a mano
Google Doc agregado desde Drive	Un vínculo al documento original	Se sincroniza (sync) con la última versión

Si el documento cambia seguido y vive en Google Docs, conviene agregarlo desde Drive y sacar la copia subida. Así nadie tiene que acordarse de actualizar nada.

Dos detalles que el examen puede usar:

• En un proyecto compartido (shared project), la opción de agregar archivos desde Drive no está disponible; solo funciona en proyectos privados. En un proyecto compartido, mantener al día los archivos subidos es tarea de alguien (lo vemos en la próxima lección).
• Al leer un archivo de Drive, Claude toma el texto; las imágenes dentro del documento no se procesan.

Conectores: qué ve Claude y qué no

Un conector (connector) le da a Claude acceso a una herramienta externa, como Gmail, Google Calendar o Google Drive, para buscar información cuando un pedido lo necesita: encontrar el último hilo con un cliente, traer una planilla de precios, revisar la agenda de la semana.

Lo central son los permisos (permissions):

• Cada persona conecta su propia cuenta. Claude ve solo el correo, la agenda y los archivos de esa cuenta.
• Respeta los permisos que ya existen en Google. Nadie ve por Claude algo que no podía abrir antes. Un vendedor junior no puede leer el correo de un gerente a través de Claude.
• Busca lo mínimo necesario, solo cuando el pedido lo requiere.
• En Gmail, ve los datos de los adjuntos (como el nombre del archivo), no su contenido. Un contrato que solo existe como adjunto de un mail viejo no queda cubierto: hay que guardarlo en Drive o subirlo.

Quién habilita y quién aprueba

En los planes Team y Enterprise, un Owner (o Primary Owner) tiene que habilitar los conectores para la organización antes de que cada persona pueda conectar su cuenta.

Las acciones que tienen efecto afuera (mandar, responder o reenviar un mail, compartir o mover archivos) piden aprobación por acción (per-action approval) por defecto: Claude prepara la acción y la persona la confirma una por una. El Owner decide si los miembros pueden saltear esa aprobación. Claude no le escribe a un cliente “por iniciativa propia”.

Las trampas típicas

• Subir un PDF nuevo cada semana al lado de los viejos “para tener el historial”: Claude puede usar cualquiera.
• Agregar una instrucción del tipo “usá siempre la versión más reciente” en lugar de cambiar la fuente.
• Preguntarle a Claude si su copia está al día: no tiene forma de saberlo.
• Creer que un conector abre el acceso a todo el correo o la carpeta del equipo.
• Creer que, una vez habilitado Gmail, Claude manda mails solo.
• Suponer que los archivos de Drive se sincronizan en un proyecto compartido.

En el examen

Si el escenario muestra respuestas con datos viejos y el documento original es un Google Doc que se edita seguido, buscá la opción que reemplaza el archivo subido por el documento de Drive (si el proyecto es privado y los conectores están habilitados). Si pregunta cómo se comportan los conectores, las afirmaciones correctas son las de “solo lo que la persona ya podía ver” y “el Owner habilita y define las aprobaciones”. Desconfiá de las que prometen leer adjuntos, sincronizar en proyectos compartidos o actuar sin aprobación.